Aunque los sistemas de calidad, medio ambiente, salud y seguridad laboral presentan algunas diferencias en cuanto a sus objetivos, pueden ser compatibles dentro de un sistema de gestión integrado, ya que muchos de sus conceptos, contenidos y procedimientos son similares.
Podemos señalar varias coincidencias en estos tres sistemas de gestión:
- Existe un compromiso y liderazgo por parte de la dirección.
- El sistema de gestión debe ser innovado y mejorado de forma continua.
- Está basado principalmente en la acción preventiva y no en la correctiva.
- Se debe aplicar en todas las etapas de los procesos productivos.
- El sistema de gestión debe ser medible.
- Todas las personas que trabajan en la organización deben estar implicadas.
Con la implantación de un sistema de gestión integrado podemos lograr una serie de ventajas respecto a la gestión separada de la calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales:
- Facilita el control por parte de la dirección.
- Es una herramienta eficaz para reducir la utilización de recursos humanos y económicos.
- Reducimos la documentación necesaria para el registro de los procedimientos e instrucciones.
operativas. - Aumento de la eficacia del sistema de gestión.
- La coordinación entre los diversos ámbitos de gestión de la empresa se simplifica.
- Facilitamos la comunicación vertical y horizontal, tanto dentro como fuera de la empresa.
En muchas de las empresas nos encontramos con que el primer sistema de gestión que se implanta es el de la calidad, con lo que será más sencilla la integración de un sistema de gestión medioambiental o de gestión de seguridad y salud laboral en este tipo de empresas. Esto es debido a que podemos tomar como base la estructura del sistema de gestión de la calidad para integrar los requisitos, conceptos y procedimientos de los sistemas de gestión medioambiental, y de salud y seguridad laboral.
En cuanto al tema de las normativas de referencia en un sistema integrado son la suma de las normas utilizadas para cada uno de los sistemas de forma independiente:
- ISO 9001 para la calidad.
- ISO 14001 para medio ambiente.
- OHSAS 18001 para la prevención de riesgos laborales.
El sistema integrado de gestión debe compaginar y cumplir todos los requisitos generales de las normas que se integren.
En cuanto al tema de la documentación, todos los documentos deben estar perfectamente definidos y localizados. También es conveniente que exista un apartado para posibles modificaciones y las causas de éstas. Los documentos que deben poseer las organizaciones serían:
- El compromiso de la dirección de poner todos los medios necesarios para el cumplimiento y el éxito del sistema integrado de gestión.
- Declaraciones documentadas de la política de calidad, de medio ambiente y de salud y seguridad laboral, así como de los objetivos marcados en estas áreas.
- Documentos propios del sistema de gestión integrada.
- Documentos de carácter externo cuyo control procede de la aplicación de los requisitos y procedimientos del sistema de gestión.
Documentos propios del sistema de gestión integrada.
Estos documentos se agrupan en diferentes niveles, siendo el manual integrado el documento base del que parten el resto de documentos.
- Manual del sistema integrado de gestión: contiene una descripción de los diferentes apartados y requisitos del sistema. Incluirá apartados comunes a las tres áreas integradas y los apartados propios de cada uno de los sistemas.
- Manual de procedimientos: contendrá los procedimientos documentados requeridos por las normas, integrando en uno común aquellos que sean requeridos por dos o más normas.
- Instrucciones de trabajo: contienen los procedimientos operativos que describen la forma de ejecutar las operaciones del proceso que tengan influencia sobre la calidad, el medio ambiente o la salud y seguridad laboral.
- Registros y formularios: son los documentos donde se anotan los resultados e incidencias del desarrollo del sistema de gestión, integrando en uno solo aquellos que sean requeridos por dos o más normas.
Documentos externos.
Estos documentos, cuyo control se deriva de la aplicación de los requisitos y procedimientos del sistema de gestión, deben identificarse, actualizarse y registrarse. Son documentos tales como: normas, leyes, documentación de certificación, instrucciones sobre la utilización de los equipos de protección individual, etc.
Control de los documentos.
En este apartado, debemos prestar atención ya que todos los documentos deberán controlarse, estableciendo para ello un procedimiento de control integrado. Este procedimiento incluirá de forma explícita cómo se deber realizar el control de todos los documentos, el cual incluirá entre otras cosas: localización, revisiones periódicas, copias actualizadas, copias caducadas, un responsable, etc.
Compromiso de la dirección.
Sin el compromiso de la dirección no es posible el éxito del sistema integrado de gestión. La dirección de la empresa debe convertirse en la máxima responsable del cumplimiento del sistema de gestión, así como de su mejora y sus resultados.
Para ello deberá:
- Establecer la política del sistema integrado de gestión.
- Garantizar un procedimiento de planificación del sistema integrado que permita la determinación de los objetivos y metas del sistema. Para llevar a cabo esta planificación habrá que tener muy en cuenta la situación y características de la organización, estableciendo los procedimientos y medios necesarios que garanticen el cumplimiento de los requisitos generales y específicos de las normas que integran el sistema.
- Nombrar un representante de la dirección con suficiente autoridad para coordinar todas las actividades incluidas en el sistema integrado.
- Realizar revisiones para asegurar que el sistema es apropiado para la política y los objetivos de la organización, y para suministrar información y datos que permitan la mejora.
- Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para garantizar el buen funcionamiento del sistema.
Para finalizar podríamos hacernos la pregunta ¿qué conseguimos con la implantación de un sistema integrado de gestión?.
Entre otras cosas, se consigue:
- Un ahorro de tiempo y dinero.
- Mejorar la eficiencia de la empresa.
- Un aumento de la sinergia, al utilizar el mismo marco organizativo e identificando objetivos comunes.
- Una mejora de la imagen de la empresa.
En definitiva la organización que implanta un sistema integrado de gestión le va a resultar más sencillo garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores, la protección del medio ambiente, y el aumento de la calidad y de la productividad.
Fuente: Confederación de Empresarios de Navarra (CEN).
